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FAQ – Finanzbuchhaltung

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Welche Belege benötigen Sie für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und wie müssen diese geordnet sein?

Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Bilanzierer oder ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind. Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch ordnen. Die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege müssen getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten chronologisch geordnet sein. Die Auszüge für Kreditkarten sind ebenfalls nach Kreditkartenunternehmen getrennt und chronologisch zu ordnen. Des Weiteren benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassenbuches. Wenn Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen beizulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. eine Kopie des Kassenbuches.

Welche Merkmale muss eine Rechnung beinhalten?

Der Buchhaltung vorgelegte Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten.

Beispiel: Rechnungsmuster.pdf

Was sind Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 250,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
  2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
  3. Bruttobetrag, Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  4. das Ausstellungsdatum

Nicht erforderlich sind:

Die Vereinfachungsregelungen gelten nicht bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (vgl. § 13b UStG).

Was sind Gutschriften und was ist bei Abrechnung mittels Gutschriften zu beachten?

Bei Gutschriften handelt es sich um eine vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellte Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert, etwa durch das Wort "Gutschrift", angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Eine Abrechnung durch Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus.  Die Vereinbarung kann auch mündlich (formlos) erfolgen. Widerspricht der Gutschriftsempfänger (der leistende Unternehmer), verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung.

Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugestellt worden sein, damit sie Wirkung erlangt und auch der Vorsteuerabzug einer ggf. auf der Gutschrift ausgewiesenen Umsatzsteuer greift.  Widerspricht der Gutschriftsempfänger, darf sich der Gutschriftaussteller nicht mehr durch seine eigene Abrechnung den Vorsteuerabzug eröffnen, sondern muss hierfür die entsprechende Rechnung des leistenden Unternehmers zugrunde legen.

Wie stelle ich bei Anzahlungen alle Rechnungen und die Endabrechnung richtig aus?

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, ist es empfehlenswert, die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung entsprechend auszuweisen. Doch unabhängig davon, ob in einer Anzahlung ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt ist oder nicht, entsteht diese nach den Regelungen der sogenannten Mindest-Ist-Besteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG) bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Teilentgelt (die Anzahlung) vereinnahmt worden ist. Erfolgte in der Anzahlungsrechnung kein gesonderter Umsatzsteuerausweis, muss der Zahlungsempfänger die Umsatzsteuer herausrechnen. Der die Zahlung Leistende kann aber keinen Vorsteueranspruch geltend machen. Daher empfiehlt es sich, die Umsatzsteuer auch bei Anzahlungsrechnungen gesondert auszuweisen. Im Übrigen gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung/sonstigen Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Bei mehreren Teilbeträgen (Anzahlungsbeträgen) kann der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen und die in den Anzahlungsrechnungen enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben (vgl. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Ziff, 14.8 Abs. 7, Bsp. 3).

Zum Beispiel (Steuersatz 19 %)

Gesamtentgelt netto€ 9.000,00
Zzgl. USt 19 %€ 1.710,00
Gesamtpreis€ 10.710,00
./. Anzahlungen (incl. USt)€ 7.735,00
Restzahlung€ 2.975,00
darin enthaltene Umsatzsteuer€ 475,00
In den Abschlagszahlungen enthaltene Umsatzsteuer€ 1.235,00

Ich will den Steuerberater wechseln, welche Unterlagen benötigen Sie von mir?

Zu allererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Des Weiteren benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.

Des Weiteren sind notwendig:

Wann bin ich zur Buchführung verpflichtet?

Die Buchführungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die handelsrechtlichen Bestimmungen an. Nach handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 1-7 sowie § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB)) sind zur Buchführung im Handelsrecht – und damit auch zur Buchführung im Steuerrecht (vgl. § 140 Abgabenordnung AO) verpflichtet:

RechtsformUmsatzgrenzeArt des Rechnungswesen
Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG)an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von mehr als € 600.000,00 oder Gewinn von mehr als € 60.000,00 im WirtschaftsjahrVerpflichtend: doppelte Buchführung
Personengesellschaften (OHG KG, GmbH & Co KG)keine; Voraussetzung: Personengesellschaft betreibt ein HandelsgewerbeVerpflichtend: doppelte Buchführung
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG KGaA, eingetragene Genossenschaft, eingetragene BGB GesellschaftkeineVerpflichtend: doppelte Buchführung

Werden die genannten Buchführungsgrenzen einmalig überschritten, kann ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht gestellt werden. Einem solchen wird aber nur entsprochen, wenn nicht erwartet werden kann, dass die Grenzen wiederholt überschritten werden.

Freiberufler

Keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht für freie Berufe (z. B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare), es sei denn, diese üben ihre Tätigkeit in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (GmbH usw.) oder einer Personengesellschaft (OHG, GmbH & Co KG) aus. In diesem Fall besteht Buchführungspflicht auch für die freien Berufe. In allen übrigen Fällen besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Des Weiteren gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.

Land- und Forstwirte sind nach dem Handelsgesetzbuch nicht buchführungspflichtig. Jedoch sind sie laut Abgabenordnung ab einem Umsatz von mehr als € 600.000,00 oder selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als € 25.000,00 oder einem Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als € 60.000,00 im Kalenderjahr zum Führen von Büchern verpflichtet (§ 141 Abgabenordnung AO).

Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister.

Betriebsgründung

Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Buchführungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Angehörige der freien Berufe haben die Wahlfreiheit zwischen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Für Einzelkaufleute gelten die allgemeinen Umsatz/Gewinngrenzen bei Neugründungen schon dann, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (Umsatzerlöse von nicht mehr als € 600.000,00, nicht mehr als € 60.000,00 Jahresüberschuss).

Welche Formvorschriften sind beim Führen von Büchern zu beachten?

Bei der Führung von Büchern gelten insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 HGB).

Danach gelten folgende Grundsätze:

Grundsatz der Wahrheit

Die anfallenden Geschäftsvorfälle müssen so gebucht werden, wie sie denen in der Realität vollzogenen Vorgängen entsprechen. Alle Vermögensgegenstände und Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß darzustellen, so dass sich aus der Buchhaltung ein Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens ergibt. Insbesondere sind/ist:

Die Geschäftsvorfälle müssen in sachlicher und wertmäßiger Weise richtig verbucht sein. Die Geschäftsfälle müssen sich durch die Aufzeichnung nachvollziehen lassen. Der Geschäftsvorfall muss dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entsprechen.

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit

Grundsatz der Vorsicht

Vermögenswerte müssen eher niedrig als hoch und Verbindlichkeiten und Risiken eher hoch als niedrig angesetzt werden. Gewinne dürfen nur angesetzt werden, wenn sie wirklich erzielt worden sind. Verluste und Risiken müssen bereits erfasst werden, wenn sie wahrscheinlich erscheinen (Realisationsprinzip).

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der für die Buchhaltung angefallene Aufwand muss in vernünftiger Relation zum Erfolg des Buchführungswerkes stehen. So können beispielsweise die Bilanzansätze für gleichartige Güter anstelle einer aufwändigen Einzelbewertung mittels Durchschnittswertverfahren (z. B. gewogener Durchschnitt, LIFO-Verfahren) ermittelt werden.

Grundsatz der Vollständigkeit

Grundsatz der Bilanzidentität

Die Abschlussbilanz vom Vorjahr muss der Eröffnungsbilanz des Folgejahres entsprechen.

Grundsatz der Stetigkeit

Gemäß § 265 des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinanderfolgenden Bilanzen und der Gewinn- und Verlustrechnungen beibehalten werden, so dass eine Vergleichbarkeit über mehrere Perioden gewährleistet ist. Abweichungen sind nur insoweit zulässig, als über diese gesondert informiert wird.

Außerdem gilt das Belegprinzip: Das heißt keine Buchung ohne Beleg, Belegsicherung und Belegaufbewahrung!

Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Land zu bringen.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Bewahren Sie immer die Originale auf!

Aufzubewahren sind:

Können die Unterlagen auch elektronisch gespeichert werden?

Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Original elektronisch erhaltene Dokumente sind im elektronischen Zustand aufzubewahren, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten wäre der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments (Verfügung Bayerisches Landesamt für Steuern v. 19.5.2014 -S 0317.1.1-3/3 St42).

Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind vom Steuerpflichtigen zu tragen.

Wie lang muss ich meine Unterlagen aufbewahren?

Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres

Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Wichtig: die Aufbewahrungspflicht endet nicht auch mit dem Ende der Buchführungspflicht.

Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Was muss bei der Erstellung eines Fahrtenbuches beachtet werden?

Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den zu versteuernden privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.

In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen, als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:

Folgende Hinweise sind zu beachten:

  1. Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
  2. Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
  3. Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein. Bloße Straßennamen reichen nicht, ebenso wenig bloße Ortsangaben oder Angaben zum Zweck der Fahrt (F-Tanken F). Solche Angaben reichen nicht aus, auch wenn sie mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden (BFH Urt.v. 1.3.2012 VI R 33/10).
  4. Die Aufzeichnungen müssen leserlich sein. Dabei genügt es nicht, wenn der Steuerpflichtige vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können. Denn ein Fahrtenbuch sei nicht bloß eine Gedächtnisstütze für den Steuerpflichtigen selbst (BFH, Beschluss vom 14.3.2012 VIII B 120/11).
  5. Keine losen Zettel. Ein Fahrtenbuch kann nicht als Sammlung loser Zettel geführt werden (BFH Beschluss vom 12.7.11 VI B 12/11).
  6. Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung bzw. halten einer Überprüfung mittels Routenplaner stand. Das Finanzgericht Düsseldorf hat Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5 % nicht beanstandet. Abweichungen in dieser Größenordnung würden nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-%-Regelung führen. Außerdem billigten die Richter dem Steuerpflichtigen aufgrund der Schwierigkeiten des großstädtischen Verkehrs einen Zuschlag von 20 % auf die von dem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu (Az. 12 K 4479/07).

Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.

Stand: 5. Juni 2019

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